做簡報應該已經成為現在上班族必備的技能了,比起從前,各個學校也開始增加學生做報告的機會,而不是只是要死板的書面報告,使用powerpoint似乎也變成稀鬆平常的技能。只是,特效炫麗無比的powerpoint很常見,但是令人印象深刻的好簡報內容,卻不那麼常見。我不是個有美感的人,所以這篇不是powerpoint技巧大蒐密。只是提供一點小技巧,可以讓我們做個更成功的簡報。

  本來考慮用書裡面的順序來介紹How to present like a Pro,別誤會,不是說我是個簡報專家,這純粹是書名作怪,但看來輕薄短小的書,要寫成一篇文章,還是有其份量在。最後還是決定,以我之前做的powerpoint架構來寫這篇文章。

  就像要做所有的事情一樣,在動手前,要先確認行動的目標,或者說是,事情做完之後,所希望達到的結果,做presentation也是一樣。不管擬定的題目是什麼,你總是有個期望,當下面的聽眾聽完這個presentation後,會有什麼樣的結果。一個以銷售為目的的簡報,所需要的結果可能是希望能夠收到期待中的訂單;一個以教學為目的的見報,期待的結果可能是聽眾對於介紹的主題有更深入的認識;一個環保議題的簡報,目的會希望所有的聽眾之後舉手做環保,為社會盡一份力等等。如果簡報沒有目的跟意義,那是浪費簡報者跟聽眾雙方的時間。

  所以簡報的目的就是說服,說服你的聽眾接受你的看法。

  當你明瞭做簡報的目的不是讓你自己在舞台上表演一場秀,而是要說服你的聽眾,你就可以清楚的知道,整個簡報的主角,不是站在講台上做簡報的人,而是在聽簡報的聽眾,如果下面的聽眾沒有被說服,不管你講得如何口沫橫飛,你的powerpoint引起多少讚嘆的驚呼,你的舉手投足肢體語言有多麼的完美,這個簡報還是個失敗的簡報。

  在我們釐清了簡報的目的是要說服聽眾之後,還有另外三件事情我們必須要知道,第一個也是最容易了解的,人們的忘性好於記性。這個不用解釋,大家捫心自問,應該都會點頭接受這個事實。另一個事實是,人們每天都被大量的資訊淹沒。大量的資訊造成人們更不容易記得所接收到的資訊,每一分每一秒都有新的資訊進來,之前所學得都還沒有機會咀嚼消化,所以每個人都不斷的右耳進,左耳出。但是最容易被忽略的事實是,認知(perceptions)的影響力遠大於事實的影響力。

  所謂認知指的是,人們對於所接收到的訊息的理解與反應。認知跟事實常常會有一段不小的差距,特別是,人們不可能有辦法完整的記住簡報裡面所說明的每一句話和每一件事,人們總是只記得那些讓他們有興趣,或是有共鳴的片段。所以人們簡報後所會採取的行動,不是基於你在簡報裡,告訴了他們多少的事實,而是他們從你的簡報裡,認知了什麼。

  看清了人的忘性,又確定了人只會對自己認知到的事情有反應,所以一個成功的簡報,需要下面四個元素 : 能夠成功的抓住對方的注意力;對聽眾來說有意義;幫助聽眾記住簡報裡的重點;並能激勵聽眾採取行動。

  要記得的是,你的聽眾常常連自己為什麼要來聽簡報都不清楚,讓你的聽眾明瞭這個簡報對他的重要性,是做簡報者的責任。如果連做簡報者本身都無法說服自己這個簡報對於他的聽眾是有意義的,你怎麼能要求聽眾把重心放在你的簡報上? 如果聽眾對你的簡報持負面的態度,那簡報者的第一要務應該是「創造需求」,不過有關如何創造需求,改天聊行銷時再詳說好了。

  另外,簡報長者可能到兩三個小時,短的話,也常常至少有20-40分鐘,簡報者在這段時間之內提供了這麼多的資訊,聽眾只能照著你所給的思維路線走,大多數觀眾無法立即另行組織你所提供的訊息內容,所以把所要提供給聽眾的資訊以好的組織架構呈現出來,也是簡報者的責任。

  最後,不要忘了,簡報的目的在於說服,如何說服你的聽眾是最重要的一件事,所以簡報方法,簡報內容都只是達到目的的手段。你所要提供給你的聽眾的是,可以幫助你說服他們的內容,而不是你自己對於這個議題的所有知識。你做簡報的方法,是要讓你的聽眾清楚接收到你的論點,而不是讓你表演一場精采的秀。

  如何預備簡報就放在下一篇文章囉!

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